Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) – Parte 2 Tipos de PMO
Após a abordagem sobre a definição de PMO e suas atribuições, neste post mostraremos as possíveis estruturas de PMO e suas aplicações.
Fatores que definem as funções de um PMO:
Estrutura de Reporte:
• Para quem o PMO irá reportar?
Razão de ser
• Orientado a custo;
• Direcionado a entrega.
Modelos
• Repositório e apoio ao controle de Projetos;
• Coaching;
• Auditor/Orientador;
• Padronizador;
• Treinador.
Conceituação – Estrutura de reporte
PMO Nível 1 – Escritório de projeto “por projeto” ou autônomo
• Desenhado e concebido para um programa, projeto ou iniciativa única;
• Geralmente são projetos estratégicos da empresa;
• É montada uma estrutura específica para gestão e controle;
• Muitos casos deste tipo, adotados, para projetos complexos;
• Separado das operações da empresa;
• Gerenciamento de um projeto específico;
• Responsabilidade total sobre o sucesso do projeto.
PMO Nível 2 – Escritório de Projetos Departamental/Unidade de Negócio
• Atende uma área de negócio ou funcional;
• No Brasil, a maioria dos escritórios de projetos é desse tipo;
• São predominantes dos setores de Tecnologia da Informação;
• Apoio a diversos projetos simultâneos;
• Fornece suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos;
• Possibilidade para fornecer recursos técnicos, treinamentos, metodologia de GP, metodologia de Base de Conhecimento, papéis e responsabilidades.
PMO Nível 3 – Escritório de Projetos Corporativo
• Desenhado e implementado para atender a todos os setores da organização;
• Repositório de informações sobre portfólio de projetos para tomada de decisões;
• Permite a empresa acompanhar e validar a implementação de sua estratégia:
– Avaliação do alinhamento estratégico dos projetos e viabilidade econômica;
– Priorização, aprovação e acompanhamento dos projetos;
– Gerenciamento do ciclo de vida de todos os projetos interdepartamentais;
– Gestão do conhecimento empresarial;
– Ações para retenção do capital intelectual da empresa.
O PMO busca uma maior QUALIDADE dos projetos da empresa, através de:
- VISIBILIDADE pela alta direção de cada projeto atual;
- CONTROLE e possibilidade de ações preventivas. QA e auditoria;
- REDUÇÃO DE RISCOS: financeiros, prazos, imagem …;
- CAPACITAÇÃO E INTEGRAÇÃO dos gestores de projeto;
- GESTÃO DO CONHECIMENTO (base histórica, lições …).
No próximo POST sobre PMO abordaremos o tema: Maturidade em Gerenciamento de Projetos.
Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos.
Como vai, GP?
Sua equipe adota as melhores práticas ou os processos em gerenciamento de projetos de sua empresa são tão eficientes quanto os de seus concorrentes? Está difícil de responder? Pois saiba que através do benchmarking – busca sistemática e contínua por melhores processos, serviços e produtos – você pode buscar um desempenho superior.
Está aberto o programa piloto para candidatos à credencial PMI-Agile
Desde o dia 23 de maio de 2011 o PMI começou a aceitar os applications para aqueles candidatos interessados em participar do programa piloto para a nova certificação em Agile. Outra novidade divulgada recentemente foi o nome oficial da credencial: PMI-Agile Certified Professional (PMI-ACP). Leia Mais
Quais são as restrições?
O conhecimento e entendimento das restrições são fatores extremamente importantes no planejamento do projeto, pois uma restrição inexistente pode limitar as opções da equipe em relação ao escopo, recursos humanos, custo e cronograma.
Ainda assim, a equipe do projeto deve estar atualizada sobre as tecnologias disponíveis no mercado, pois quando não se tem certeza de algo ou mesmo desconhecimento, novas possibilidades e alternativas não são avaliadas.
Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) – Parte 1
As estatísticas apontam altos índices de falhas em projetos, o que sugere a busca de novas estruturas organizacionais e modelos de processos capazes de reverter este cenário e melhorar o desempenho no gerenciamento de projetos.
O PMO veio para ser uma estrutura de suporte a uma nova visão, onde as empresas passam a trabalhar orientadas a projetos. O escritório de projetos passa a ser a área da empresa que possui uma visão geral de todo o portifólio de projetos gerenciados e, assim, visa a melhoria da eficiência no planejamento e condução desses, podendo fornecer informações rápidas sobre cada um dos projetos existentes e, conseqüentemente, auxiliar nas decisões a serem tomadas.
Possui como principais finalidades:
• Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos;
• Ser o elemento central de informações;
• Ser um centro de apoio aos times de projetos, disponibilizar ferramentas;
• Estimular o espírito de equipe;
• Manter histórico dos projetos;
• Realizar comparações de desempenho entre projetos;
• Estimar riscos e ações de mitigação aos mesmos.
Visão Geral do PMO
No próximo POST sobre PMO abordaremos os tipos de PMO.
Aplicativo auxilia candidatos que vão realizar o exame PMP | Project Management Institute
Comunicação em Projetos – Identificando as Partes Interessadas
Segundo o PMBOK 4ª Edição “O Gerenciamento das Comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada”.
Essa área tem uma função fundamental no sucesso do projeto, haja vista que os Gerentes de Projetos passam a maior parte de seu tempo em comunicação com sua equipe, sponsor, fornecedores e clientes.
Ainda segundo PMBOK, o processo de Comunicação consiste em:
- Identificar as Partes Interessadas
- Planejar as Comunicações
- Distribuir as Informações
- Gerenciar as expectativas das Partes Interessadas
- Reportar o Desempenho.
Dentre todos esses processos, vamos destacar o primeiro processo, que acredito ser o principal para que todos os outros possam ser realizados com maior eficácia: A Identificação das Partes Interessadas.
O processo de identificação das partes interessadas consiste em um mapeamento simples de que são os principais interessados no projeto, quais são suas expectativas/interesses no projeto, o grau de influencia gerencial no projeto e se o mesmo é positivo ou negativo e o cargo exercido no projeto. A tabela abaixo mostra esse processo com exemplo:
|
Stakeholder |
Interesse |
Impacto Gerencial |
Estratégia |
Papel no Projeto |
| Nome do Presidente | Descrever os Interesses da Parte Interessada |
Alto + |
Aliados – Manter Satisfeito |
CEO |
É possível criar uma escala do impacto gerencial, conforme tabela abaixo, e para cada tipo de impacto, definir as estratégia macro de comunicação com as partes interessadas.
Com esse mapeamento é possível criar um indicador gráfico para entender qual é o público de seu projeto e qual o esforço será necessário despender ao projeto em comunicação.
Esse mapeamento possibilita inúmeras vantagens no momento de se comunicar com o público de seu projeto, bem como atender as necessidades dos stakeholders.
Bibliografia
Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento em Projetos (Guia PMBOK®) 4ª Ed. [Seção do Livro] / A. Projec Management Institute, Inc.. – 2008.
Copa do Mundo 2014 e Olimpíadas do RJ 2016. Estaremos prontos?
Nos próximos anos o Brasil terá muitos desafios para se preparar para a Copa do Mundo de 2014 e Olimpíadas do RJ de 2016. Porém, os brasileiros ainda têm muitas dúvidas sobre a capacidade de receber estes eventos. Nossa infraestrutura aeroportuária está absolutamente decadente. Nosso transporte público não é capaz de atender a população interna. A segurança sempre foi um problema no Brasil. Não temos leitos disponíveis nos hotéis das grandes capitais quando qualquer evento é realizado, seja um congresso ou um show.
Alguns projetos já começaram, outros ainda nem mesmo foram aprovados.
Os Gerentes de Projetos terão um papel crucial para o sucesso destes eventos, a criatividade de encontrar novas alternativas para cumprir os prazos e a competência para contornar as burocracias do sistema político são desafios que o GP’s terão que superar para obter sucesso.
Ainda assim, estamos atrasados. E muitas perguntas surgem: Quais as ações para colocar os projetos de volta ao curso que atenda estes prazos? E os projetos que ainda nem iniciaram?
Chamada de Trabalhos – 11º Seminário Internacional
PMI lança Consultant Registry
O PMI passou a disponibilizar esse ano uma ferramenta de busca para empresas que desejam encontrar uma consultoria especializada em Gerenciamento de Projetos, Programas ou Portfolio. Cada vez mais o ambiente de negócios ganha complexidade e, consequentemente, maiores desafios. Por outro lado muitas vezes as organizações não desenvolvem suas práticas e metodologias em Gerenciamento de Projetos na mesma medida em que o seu próprio negócio evolui. É justamente nesse aspecto que uma consultoria especializada pode ajudar.
Claudinei Siebra
Fabio Marques
Luiz Storani
Ação GP 