Quais são as restrições?

O conhecimento e entendimento das restrições são fatores extremamente importantes no planejamento do projeto, pois uma restrição inexistente pode limitar as opções da equipe em relação ao escopo, recursos humanos, custo e cronograma.

Ainda assim, a equipe do projeto deve estar atualizada sobre as tecnologias disponíveis no mercado, pois quando não se tem certeza de algo ou mesmo desconhecimento, novas possibilidades e alternativas não são avaliadas.

Comunicação em Projetos – Identificando as Partes Interessadas

Segundo o PMBOK 4ª Edição “O Gerenciamento das Comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada”.

Essa área tem uma função fundamental no sucesso do projeto, haja vista que os Gerentes de Projetos passam a maior parte de seu tempo em comunicação com sua equipe, sponsor, fornecedores e clientes.

Ainda segundo PMBOK, o processo de Comunicação consiste em:

1. Identificar as Partes Interessadas
2. Planejar as Comunicações
3. Distribuir as Informações
4. Gerenciar as expectativas das Partes Interessadas
5. Reportar o Desempenho.

Dentre todos esses processos, vamos destacar o primeiro processo, que acredito ser o principal para que todos os outros possam ser realizados com maior eficácia: A Identificação das Partes Interessadas.

O processo de identificação das partes interessadas consiste em um mapeamento simples de que são os principais interessados no projeto, quais são suas expectativas/interesses no projeto, o grau de influencia gerencial no projeto e se o mesmo é positivo ou negativo e o cargo exercido no projeto. A tabela abaixo mostra esse processo com exemplo:

Stakeholder	Interesse	Impacto Gerencial Alto, Médio, Baixo (+ ou -)	Estratégia	Papel no Projeto
Nome do Presidente	Descrever os Interesses da Parte Interessada	Alto +	Aliados – Manter Satisfeito	CEO

É possível criar uma escala do impacto gerencial, conforme tabela abaixo, e para cada tipo de impacto, definir as estratégia macro de comunicação com as partes interessadas.

Com esse mapeamento é possível criar um indicador gráfico para entender qual é o público de seu projeto e qual o esforço será necessário despender ao projeto em comunicação.

Esse mapeamento possibilita inúmeras vantagens no momento de se comunicar com o público de seu projeto, bem como atender as necessidades dos stakeholders.

Bibliografia

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento em Projetos (Guia PMBOK®) 4ª Ed. [Seção do Livro] / A. Projec Management Institute, Inc.. – 2008.

Copa do Mundo 2014 e Olimpíadas do RJ 2016. Estaremos prontos?

Nos próximos anos o Brasil terá muitos desafios para se preparar para a Copa do Mundo de 2014 e Olimpíadas do RJ de 2016. Porém, os brasileiros ainda têm muitas dúvidas sobre a capacidade de receber estes eventos. Nossa infraestrutura aeroportuária está absolutamente decadente. Nosso transporte público não é capaz de atender a população interna. A segurança sempre foi um problema no Brasil. Não temos leitos disponíveis nos hotéis das grandes capitais quando qualquer evento é realizado, seja um congresso ou um show.

Alguns projetos já começaram, outros ainda nem mesmo foram aprovados.

Os Gerentes de Projetos terão um papel crucial para o sucesso destes eventos, a criatividade de encontrar novas alternativas para cumprir os prazos e a competência para contornar as burocracias do sistema político são desafios que o GP’s terão que superar para obter sucesso.

Ainda assim, estamos atrasados. E muitas perguntas surgem: Quais as ações para colocar os projetos de volta ao curso que atenda estes prazos? E os projetos que ainda nem iniciaram?

Novas Regras para a Certificação PMP em 2011 | Project Management Institute

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10 Dicas para tornar suas reuniões mais produtivas! | Project Management Institute

Nessa matéria do PMI SP você encontra dicas de como deixar suas reuniões mais produtivas. Boa leitura!

10 Dicas para tornar suas reuniões mais produtivas! | Project Management Institute.

Definição Inicial de Escopo – Fator Crítico de Sucesso.

 

Uns dos principais fatores críticos de sucesso em projetos é a definição dos entregáveis de forma clara, logo no inicio de cada projeto, principalmente para todos os clientes do projeto onde as expectativas são maiores .

Em projetos de TI onde o dinamismo e incertezas no inicio são inevitáveis podem afetar diretamente todo o cronograma e custo e a necessidade de deixar claro os principais entregáveis é muito maior.

Esses são as maiores dores de cabeça que os Gerentes de Projeto podem enfrentar em não trabalhar com os objetivos claros em um projeto .

Além do mais, como projetos envolvem pessoas, os entendimentos podem ser diferentes entre todos os integrantes da equipe. A figura abaixo demonstra claramente esse problema de forma bem humorada.

Segundo a 4ª Edição do PMBOK “O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas necessário, para terminar o projeto com sucesso”.

O projeto tem como uma das definições de sucesso, assegurar que todo o trabalho necessário é apenas necessário seja executado durante o projeto.

Para isso algumas etapas são necessárias no inicio para que o sucesso do projeto seja alcançado. São eles:

• Coletar Requisitos
• Definir Escopo
• Criar EAP (Estrutura Analítica de Projetos)

O processo de coleta de requisitos, é necessário para definir e documentar as principais funcionalidades e produtos do projeto, visando atender todas as partes interessadas no projeto.

A definição do escopo é o processo onde é descrito detalhadamente o projeto e produtos que serão entregues ao final da fase ou projeto. Um dos principais documentos de saída é a Declaração do Escopo do projeto e nesse documento devem estar declarado as entregas dos trabalhos do projetos.

O trabalho de criação da EAP, é a subdivisão das entregas do projeto de forma organizada onde seja possível gerenciar os entregáveis dos projetos de forma clara.

Executando esses processos diminui drasticamente os riscos e nivelando as expectativas entre todos as partes interessadas no projeto.

O inicio do gerenciamento de escopos logo no inicio do projeto, é fundamental para que a gestão de tempo, custos, qualidade tenham maior possibilidade de acerto e o sucesso do projeto possa ser reconhecido por todos os stakeholder.

Referência Bibliográfica:

1. Project Management Institute, Inc. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®)- Quarta Edição. [A. do livro] PMI. 2008, pp. 103-116.

 

Se não existissem os sinais de pare!

Isto é Planejamento