Quais são as restrições?

O conhecimento e entendimento das restrições são fatores extremamente importantes no planejamento do projeto, pois uma restrição inexistente pode limitar as opções da equipe em relação ao escopo, recursos humanos, custo e cronograma.

Ainda assim, a equipe do projeto deve estar atualizada sobre as tecnologias disponíveis no mercado, pois quando não se tem certeza de algo ou mesmo desconhecimento, novas possibilidades e alternativas não são avaliadas.

Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) – Parte 1

As estatísticas apontam altos índices de falhas em projetos, o que sugere a busca de novas estruturas organizacionais e modelos de processos capazes de reverter este cenário e melhorar o desempenho no gerenciamento de projetos.

O PMO veio para ser uma estrutura de suporte a uma nova visão, onde as empresas passam a trabalhar orientadas a projetos. O escritório de projetos passa a ser a área da empresa que possui uma visão geral de todo o portifólio de projetos gerenciados e, assim, visa a melhoria da eficiência no planejamento e condução desses, podendo fornecer informações rápidas sobre cada um dos projetos existentes e, conseqüentemente, auxiliar nas decisões a serem tomadas.

Possui como principais finalidades:

• Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos;
• Ser o elemento central de informações;
• Ser um centro de apoio aos times de projetos, disponibilizar ferramentas;
• Estimular o espírito de equipe;
• Manter histórico dos projetos;
• Realizar comparações de desempenho entre projetos;
• Estimar riscos e ações de mitigação aos mesmos.

Visão Geral do PMO

No próximo POST sobre PMO abordaremos os tipos de PMO.

Comunicação em Projetos – Identificando as Partes Interessadas

Segundo o PMBOK 4ª Edição “O Gerenciamento das Comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada”.

Essa área tem uma função fundamental no sucesso do projeto, haja vista que os Gerentes de Projetos passam a maior parte de seu tempo em comunicação com sua equipe, sponsor, fornecedores e clientes.

Ainda segundo PMBOK, o processo de Comunicação consiste em:

1. Identificar as Partes Interessadas
2. Planejar as Comunicações
3. Distribuir as Informações
4. Gerenciar as expectativas das Partes Interessadas
5. Reportar o Desempenho.

Dentre todos esses processos, vamos destacar o primeiro processo, que acredito ser o principal para que todos os outros possam ser realizados com maior eficácia: A Identificação das Partes Interessadas.

O processo de identificação das partes interessadas consiste em um mapeamento simples de que são os principais interessados no projeto, quais são suas expectativas/interesses no projeto, o grau de influencia gerencial no projeto e se o mesmo é positivo ou negativo e o cargo exercido no projeto. A tabela abaixo mostra esse processo com exemplo:

Stakeholder	Interesse	Impacto Gerencial Alto, Médio, Baixo (+ ou -)	Estratégia	Papel no Projeto
Nome do Presidente	Descrever os Interesses da Parte Interessada	Alto +	Aliados – Manter Satisfeito	CEO

É possível criar uma escala do impacto gerencial, conforme tabela abaixo, e para cada tipo de impacto, definir as estratégia macro de comunicação com as partes interessadas.

Com esse mapeamento é possível criar um indicador gráfico para entender qual é o público de seu projeto e qual o esforço será necessário despender ao projeto em comunicação.

Esse mapeamento possibilita inúmeras vantagens no momento de se comunicar com o público de seu projeto, bem como atender as necessidades dos stakeholders.

Bibliografia

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento em Projetos (Guia PMBOK®) 4ª Ed. [Seção do Livro] / A. Projec Management Institute, Inc.. – 2008.