Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) – Parte 2 Tipos de PMO

Após a abordagem sobre a definição de PMO e suas atribuições, neste post mostraremos as possíveis estruturas de PMO e suas aplicações.

Fatores que definem as funções de um PMO:

Estrutura de Reporte: 
•  Para quem o PMO irá reportar?

Razão de ser
•  Orientado a custo;
•  Direcionado a entrega.

Modelos
•  Repositório e apoio ao controle de Projetos;
•  Coaching;
•  Auditor/Orientador;
•  Padronizador;
•  Treinador.

Conceituação – Estrutura de reporte

PMO Nível 1 – Escritório de projeto “por projeto” ou autônomo

• Desenhado e concebido para um programa, projeto ou iniciativa única;
• Geralmente são projetos estratégicos da empresa;
• É montada uma estrutura específica para gestão e controle;
• Muitos casos deste tipo, adotados, para projetos complexos;
• Separado das operações da empresa;
• Gerenciamento de um projeto específico;
• Responsabilidade total sobre o sucesso do projeto.

PMO Nível 2 – Escritório de Projetos Departamental/Unidade de Negócio

• Atende uma área de negócio ou funcional;
• No Brasil, a maioria dos escritórios de projetos é desse tipo;
• São predominantes dos setores de Tecnologia da Informação;
• Apoio a diversos projetos simultâneos;
• Fornece suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos;
• Possibilidade para fornecer recursos técnicos, treinamentos, metodologia de GP, metodologia de Base de Conhecimento, papéis e responsabilidades.

PMO Nível 3 – Escritório de Projetos Corporativo

• Desenhado e implementado para atender a todos os setores da organização;
• Repositório de informações sobre portfólio de projetos para tomada de decisões;
• Permite a empresa acompanhar e validar a implementação de sua estratégia:
   - Avaliação do alinhamento estratégico dos projetos e viabilidade econômica;
   - Priorização, aprovação e acompanhamento dos projetos;
   - Gerenciamento do ciclo de vida de todos os projetos interdepartamentais;
   - Gestão do conhecimento empresarial;
   - Ações para retenção do capital intelectual da empresa.

 
O PMO busca uma maior QUALIDADE dos projetos da empresa, através de:

  • VISIBILIDADE pela alta direção de cada projeto atual;
  • CONTROLE e possibilidade de ações preventivas. QA e auditoria;
  • REDUÇÃO DE RISCOS: financeiros, prazos, imagem …;
  • CAPACITAÇÃO E INTEGRAÇÃO dos gestores de projeto;
  • GESTÃO DO CONHECIMENTO (base histórica, lições …).

No próximo POST sobre PMO abordaremos o tema: Maturidade em Gerenciamento de Projetos.

Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos.

Como vai, GP?

Sua equipe adota as melhores práticas ou os processos em gerenciamento de projetos de sua empresa são tão eficientes quanto os de seus concorrentes? Está difícil de responder? Pois saiba que através do benchmarking – busca sistemática e contínua por melhores processos, serviços e produtos – você pode buscar um desempenho superior.

Leia mais…

CategoriasBenchmarking

Está aberto o programa piloto para candidatos à credencial PMI-Agile

Desde o dia 23 de maio de 2011 o PMI começou a aceitar os applications para aqueles candidatos interessados em participar do programa piloto para a nova certificação em Agile. Outra novidade divulgada recentemente foi o nome oficial da credencial: PMI-Agile Certified Professional (PMI-ACP). Leia Mais

Quais são as restrições?

O conhecimento e entendimento das restrições são fatores extremamente importantes no planejamento do projeto, pois uma restrição inexistente pode limitar as opções da equipe em relação ao escopo, recursos humanos, custo e cronograma.

Ainda assim, a equipe do projeto deve estar atualizada sobre as tecnologias disponíveis no mercado, pois quando não se tem certeza de algo ou mesmo desconhecimento, novas possibilidades e alternativas não são avaliadas.

Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) – Parte 1

As estatísticas apontam altos índices de falhas em projetos, o que sugere a busca de novas estruturas organizacionais e modelos de processos capazes de reverter este cenário e melhorar o desempenho no gerenciamento de projetos.

O PMO veio para ser uma estrutura de suporte a uma nova visão, onde as empresas passam a trabalhar orientadas a projetos. O escritório de projetos passa a ser a área da empresa que possui uma visão geral de todo o portifólio de projetos gerenciados e, assim, visa a melhoria da eficiência no planejamento e condução desses, podendo fornecer informações rápidas sobre cada um dos projetos existentes e, conseqüentemente, auxiliar nas decisões a serem tomadas.

Possui como principais finalidades:

• Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos;
• Ser o elemento central de informações;
• Ser um centro de apoio aos times de projetos, disponibilizar ferramentas;
• Estimular o espírito de equipe;
• Manter histórico dos projetos;
• Realizar comparações de desempenho entre projetos;
• Estimar riscos e ações de mitigação aos mesmos.

Visão Geral do PMO

No próximo POST sobre PMO abordaremos os tipos de PMO.

Aplicativo auxilia candidatos que vão realizar o exame PMP | Project Management Institute

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Comunicação em Projetos – Identificando as Partes Interessadas

Segundo o PMBOK 4ª Edição “O Gerenciamento das Comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada”.

Essa área tem uma função fundamental no sucesso do projeto, haja vista que os Gerentes de Projetos passam a maior parte de seu tempo em comunicação com sua equipe, sponsor, fornecedores e clientes.

Ainda segundo PMBOK, o processo de Comunicação consiste em:

  1. Identificar as Partes Interessadas
  2. Planejar as Comunicações
  3. Distribuir as Informações
  4. Gerenciar as expectativas das Partes Interessadas
  5. Reportar o Desempenho.

Dentre todos esses processos, vamos destacar o primeiro processo, que acredito ser o principal para que todos os outros possam ser realizados com maior eficácia: A Identificação das Partes Interessadas.

O processo de identificação das partes interessadas consiste em um mapeamento simples de que são os principais interessados no projeto, quais são suas expectativas/interesses no projeto, o grau de influencia gerencial no projeto e se o mesmo é positivo ou negativo e o cargo exercido no projeto. A tabela abaixo mostra esse processo com exemplo:

Stakeholder

Interesse

Impacto Gerencial
Alto, Médio, Baixo
(+ ou -)

Estratégia

Papel no Projeto

Nome do Presidente Descrever os Interesses da Parte Interessada

Alto +

Aliados – Manter Satisfeito

CEO

É possível criar uma escala do impacto gerencial, conforme tabela abaixo, e para cada tipo de impacto, definir as estratégia macro de comunicação com as partes interessadas.

Com esse mapeamento é possível criar um indicador gráfico para entender qual é o público de seu projeto e qual o esforço será necessário despender ao projeto em comunicação.

Esse mapeamento possibilita inúmeras vantagens no momento de se comunicar com o público de seu projeto, bem como atender as necessidades dos stakeholders.

Bibliografia

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento em Projetos (Guia PMBOK®) 4ª Ed. [Seção do Livro] / A. Projec Management Institute, Inc.. - 2008.

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